Comment faire d’un rendez-vous ordinaire une rencontre exceptionnelle ?
Si vous planifiez une assemblée, veillez à préparer un ordre du jour qui reflète les besoins de votre équipe. Il est également important d’inclure un processus pour avancer dans la discussion ou la décision, afin que les membres comprennent comment ils doivent se préparer et participer. Cela permettra de s’assurer que tous les membres se sentent engagés et que les réunions sont réussies.
1. Préparez un bon ordre du jour
Un ordre du jour efficace vous permettra de vous assurer que votre réunion se déroule dans les temps et qu’elle aborde les points dont vous devez discuter. Il vous aidera également à garder une trace des décisions clés et à noter les notes relatives à chaque sujet.
Lorsque vous rédigez votre ordre du jour, identifiez les objectifs de la réunion et énoncez-les clairement. Cela vous aidera à décider des sujets à aborder et du temps à y consacrer.
Il est également judicieux d’inclure des points qui concernent l’ensemble de l’équipe. Ainsi, les besoins de chacun seront satisfaits et ils ne se sentiront pas exclus.
2. Choisissez un bon lieu de réunion
Le lieu de votre réunion joue un rôle important dans la façon dont vos participants la percevront. Qu’il s’agisse d’un événement de réseautage d’entreprise, d’une session de formation pour le personnel ou d’une convention annuelle d’association, vous avez besoin d’un lieu qui corresponde à vos objectifs et à vos attentes.
Vous devrez décider du nombre maximum de personnes que vous attendez, puis choisir un lieu qui puisse les accueillir confortablement. Une salle trop petite donnera l’impression que tout le monde est à l’étroit, tandis qu’un espace trop grand rendra la réunion gênante et moins agréable pour tous.
Le lieu de réunion doit également disposer d’un équipement audiovisuel et d’une connexion Wi-Fi, qui sont essentiels pour les réunions comprenant des présentations ou des vidéos. Ces équipements aideront vos invités à se concentrer sur le contenu et à ne pas être distraits par le lieu lui-même.
3. Rendez la réunion amusante
Les réunions ennuyeuses rebutent autant les employés que les organisateurs. Elles épuisent la créativité et l’énergie de vos employés et peuvent entraîner une perte de temps et de ressources considérable.
Une façon de rendre une réunion ennuyeuse moins pénible est de rendre la discussion vivante. Cela signifie qu’il faut introduire de nouvelles idées et de nouveaux sujets pour briser l’immobilisme de l’ordre du jour habituel.
Un moyen simple mais efficace d’y parvenir est de créer un jeu qui ne prend pas beaucoup de temps et qui donne l’occasion à tous de rire ensemble.
Par exemple, vous pouvez jouer au jeu « Whose Office Is It Anyway », où chaque participant doit deviner l’emplacement du poste de travail de ses collègues. Cette activité permettra non seulement aux gens d’apprendre à mieux se connaître, mais aussi de faire tomber les barrières et de détendre la salle.
4. Soyez bref
L’une des choses les plus efficaces que vous puissiez faire pour que votre prochaine réunion soit un succès est de la garder courte. Tout le monde n’est pas prêt à assister à une session d’une demi-heure ou d’une heure, alors plus elle est courte, mieux c’est. Plus la réunion est courte, plus vous avez de chances d’accomplir les tâches importantes.
L’aspect le plus impressionnant d’une réunion courte est qu’elle vous permet de vous concentrer sur la situation dans son ensemble sans les distractions d’une réunion plus longue. En fait, certaines entreprises en font même leur philosophie de fonctionnement en intégrant des réunions courtes dans leur routine. En termes de productivité, il est scientifiquement prouvé que la durée optimale d’une réunion est d’environ 15 minutes. Le secret pour y parvenir est d’avoir un ordre du jour bien pensé et exécuté qui prépare le terrain pour une réunion réussie dès que vous franchissez la porte.
5. Faites une bonne clôture
Il est essentiel de bien clôturer votre réunion pour en assurer le succès. Les gens ont tendance à se désintéresser des dernières parties d’une réunion, et il faut une bonne conclusion pour s’assurer que la réunion se termine de manière positive.
Si vous envoyez un e-mail ou une lettre à un ami, un collègue ou une partie prenante, utilisez une conclusion adaptée à la relation que vous entretenez avec lui. Faites suivre la conclusion que vous avez choisie d’une virgule, de 2 à 4 lignes d’espace et de la signature de votre lettre.
Terminer un e-mail par « sincèrement » peut être trop formel pour les chaînes d’e-mails occasionnelles ou les premiers e-mails adressés à des personnes que vous ne connaissez pas bien. Optez plutôt pour une conclusion plus informelle qui témoigne de votre appréciation et de votre respect.